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聂辉华网易博客

著名青年经济学家

 
 
 

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关于我

中国人民大学经济学院教授

聂辉华,字逸才,江西人,现为中国人民大学经济学院教授、国家发展与战略研究院副院长,并兼任企业与组织研究中心副主任。人大经济学博士、哈佛大学博士后。2008年“全国优秀博士学位论文”作者、2010年教育部新世纪优秀人才,2012年首批中组部青年拔尖人才。www.niehuihua.com,niehuihua(at)vip.163.com【媒体转载文章必须取得授权。】

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如何高效地管理电子邮件?  

2010-08-12 08:46:28|  分类: 经济教育 |  标签: |举报 |字号 订阅

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我曾经同时用过8个电子邮箱。各个邮箱功能不同,比如单位(人大)的邮箱是用于海外学术交流的,哈佛的邮箱是便于和哈佛的学者联系的,263的邮箱是用于私人联系的,yahoo的邮箱是专收学生作业的,hotmail、搜狐博客、网易博客和qq的邮箱都是自带的,还有一个邮箱是用于备份重要文件的,gmail的邮箱曾经用于2008年暑期学校事务。以前每个邮箱的密码都不相同,现在年纪大了记不得这么多密码,就改成分类密码。由于各个邮箱功能不同,要用一个邮箱取代几个邮箱不太可能。比如,我用263的邮箱给素未谋面的美国教授发邮件,对方一看后缀是263.net,可能认为这是垃圾邮件,甚至系统自动将带有这类后缀的邮件给扔到垃圾堆里了(哈佛邮箱就有这个功能)。去年出国前,我让哈佛经济系给我发一份正式的邀请函。秘书将打印的邀请函在施乐扫描机上扫描后直接发电子邮件给我了,因此发件地址后缀是harvard-xerox.com,结果263邮箱毫不客气地将其扔进了“垃圾邮件”。幸亏我每隔几天检查“垃圾邮件”,不然一封邮件可能就毁灭了我一段美好的前程。

每天要查看8个邮箱是非常麻烦的。后来我将其中几个不太频繁使用的邮箱的邮件自动转发到几个主要邮箱中,但是仍然需要每天查看这几个主要邮箱。再后来我使用了foxmail,通过一个邮件终端服务器可以收发多个邮箱的邮件。这样每天不用登录邮箱网站,只要打开foxmail,然后逐个登录几个邮箱账户就可以了。但是好景不长,一是因为foxmail在国外只能收信,不能发信(这都拜强大的GWF所赐),等于没用。即便在国内可以用,也有麻烦,比如它经常重复收信,还有就是换台电脑又得重新将所有信件查收一遍,而且在不同电脑发出的邮件不能实现完全同步,导致一些已发邮件无法进行远程查询。

最后,也就是前几天,我终于下定决心用gmail解决这一系列麻烦。解决方法是,利用gmail的多帐户管理功能,将几个主要邮箱的账户都设置为gmail的附属账户。只要将其他邮箱(最多5个)一次性添加到gmail上,就可以将其他邮箱的已收邮件、已发邮件和新邮件全部转移到gmail信箱里。但我可以选择在原邮箱里保留备份,以防丢失。更重要的是,我可以实现多帐户自主管理。比如,我用263邮箱收到的信件,自然希望回信仍用263的地址,而不是gmail的,更不是其他邮箱的,否则对方会以为我换了邮箱。我可以在gmail里设置成回信和收信是同一个地址,当然也可以是任何一个备选地址。这样,我用gmail收了263的信件,然后在gmail上又以263的邮箱地址回复了对方。所有的事情都是由gmail代理,但是gmail却隐身其后。Gmail充分考虑到了客户的需求,最大程度地减少了设置附属邮箱时的重复工作。比如,收到从263转移的几百封邮件之后,我只要点击一下gmail里的263代理邮箱,就可以全部选中263的邮件,然后将其标识为“已读邮件”,并且系统可以自动在不同来源的邮件前面标示原来的邮箱名称。更妙的是,假如我用iPad查看gmail的邮箱,不仅通讯录和邮件可以同步,而且连不同终端发出的邮件也可以同步,总之就是任何时间和地点收发gmail的邮件,结果都一样。其实,gmail作为邮箱本身还有很多优点,比如空间可以无限扩大,与同一个人的来往邮件集合在一起。为了及时收到邮件,或者享受foxmail或其他邮箱所具有的定时扫描功能,也可以在电脑桌面上安装一个小软件,设定每隔一定时间自动扫描邮箱,有新邮件时就发出声音或者在窗口提示(这样看起来我随时都在线)。另外,我原以为只有学校的官方邮箱(.edu.cn为后缀)才便于进行学术交流,后来发现哈佛的很多学生也用gmail邮箱,因为这才是真正的个人永久联系地址。事实上,中国官方的邮箱,基本上都不太稳定,有略大于没有。毫不夸张地说,一个gmail邮箱真的可以代替所有其他邮箱!

也许唯一的问题是,由于google公司退出了中国大陆市场,也许哪天gmail突然就不能用了。全世界最大的互联网国家,没有容下全世界最大的互联网公司。天朝怪事多啊,不过,你懂的!

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